第一条 为支持我院各单位和教师积极进行各级各类学术交流活动，营造良好的学术气氛，加强我院学术交流活动的管理，特制定本办法。

第二条 本办法所管理的学术交流活动为：

1.由我院主办或承办，或与外单位共同主办的各级各类学术会议；

2.本院各单位组织的院内学术报告会；

3.本院教职工参加的各类学术会议；

4.本院聘请国内外知名专家学者来我院学术访问、讲学或合作研究。

第三条 本院主办或承办，或与院外单位共同主办学术会议，必须具备下列条件：

1.会议指导思想正确、目的明确，坚持四项基本原则。会议主题必须有利于我院科研工作发展和学科专业建设，且具有实质性的推动作用；

2.会议主题所涉及的学科或技术领域，我院必须有一定的研究基础，即已形成一定规模的研究群体，承担有省部级及以上研究项目，或已取得一定数量较高水平且有一定影响的研究成果；

3.会议组织机构健全，且须有我院领导或专家学者进入会议的领导机构或论文评审委员会；

4.会议所需经费落实；

5.须有我院人员提交会议交流的论文。

第四条 实行会前申报制度。我院主办或承办学术会议的具体实施单位必须提前6个月向科研处提交主办或承办学术会议的申请资料，包括：

1.主办（承办）学术会议申请表；

2.会议基本情况：包括会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点，会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单，我院提交论文情况等；

3.政府主管部门（或学会、研究会）或委托单位的批文附件；

4.会议背景材料：包括会议主题、所属领域近期研究状况、本次会议目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等。

第五条 凡在我院进行的各类学术交流活动，必须坚持勤俭节约的原则，接待标准按照国家与学院有关规定执行。

第六条 学院提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的院内单位积极向院外单位和组织争取、筹措会议所需经费，筹措到的会议经费应专款专用，并按照学院财务制度进行管理。

第七条 本院主办或与学院以外单位联办的学术会议，经费不足确需学院提供部分资助的，须于提前6个月向学院科研处提交会议申请的同时提出包括详细收支的经费预算报告，是否资助及资助金额以学院批复为准。

第八条 学院设立学术交流基金，对教师和科研人员参加学术科研活动给予一定支持。学术交流基金的使用按照以下办法实施：

1.在学院的资助计划数额内，有关单位可以自行决定所参加的学术会议。选择所参加的学术会议时应提前了解清楚所要参加的会议背景，包括会议名称、宗旨、主题、内容、 层次、日期、会址、发起单位、主办单位、大会主要负责人、主要参加单位等。注重会议的学术性及与本专业的相关性；

2.参会人员须于会前向科研处提交单位负责人签字同意的书面申请和经费预算，报院长审批；

第九条 实行学术交流活动报告制度

1.凡本院主办或承办的学术会议结束后，须及时向科研处提交下列资料：千字以内的会议综述1份、会议资料（包括音、像资料）1套、会议照片2张；

2.教职工参加学术会议结束回学院后，须及时向科研处提交下列材料：500字以内的会议综述1份、会议期间的照片2张。会议发放的学术性资料应交所在单位资料室保管。参加学术交流活动的人员应在适当范围向本单位教师汇报交流情况；

3.本院各单位聘请国内外知名专家学者来我院学术访问、讲学或合作研究活动结束后，有关单位须提前向学院报告，以便留存相关资料；也可由单位自行留存资料并向科研处提交500字以内的活动综述1份与活动照片2张。

第十条 各院（系）应每年至少自行组织1次本单位的学术会议；重点学科每年应至少由学科带头人组织1次学术会议。

各院（系）和重点学科应在学术会议前向科研处通报，并于会后及时提交学术会议简报1份。

第十一条 各单位应将学术活动的开展纳入本单位年度工作计划，精心组织，并以书面形式于每年年底将本单位学术活动情况报送科研处。

第十二条 学术活动经费报销。学院资助的经费包括去往会议地点的往返路费、住宿费、会务费、资料费，参会者会后凭会议通知原件和有关单据、履行报告制度后经有关领导签字报销。

第十三条 本办法由科研处负责解释。自公布之日起施行。